Як провести та організувати кава-брейк

Як провести та організувати кава брейк

Кавові перерви – «кава-брейки» невеликі паузи у конференціях, тренінгах, симпозіумах, нарадах і подібних заходах, які організатори організовують для того, щоб учасники могли перепочити і трохи підкріпитися. На нетривалих міні-фуршетах, що тривають 20-40 хвилин, гостям пропонують каву, чай, мінеральну воду, соки. Перекусити можна тістечками, печивом, бутербродами, цукерками та фруктами.

Історія виникнення

Перший кава-брейк відбувся у 1936 році в рамках рекламної кампанії, проведеної виробниками кави з Америки, Канади та інших країн. Незабаром традиція була перейнята європейцями, а в Росії кава-брейки з’явилися тільки в кінці минулого століття. Спочатку кавові перерви у заходах взяли на озброєння столичні організатори, які по достоїнству оцінили прибутковість бізнесу за проведення кава-брейків. Московський досвід перейняли підприємці всієї країни, і сьогодні фірми, що пропонують послуги з організації кавових пауз, є в кожному великої місті Росії.

Для чого потрібні кавові паузи

Численними науковими дослідженнями доведено, що людина не може занадто довго з однаковою ефективністю сприймати інформацію. Для стимулювання уваги необхідно періодично відволікатися, розслаблятися і перемикати увагу, тоді наступний етап сприйняття буде повноцінним. Перезавантаження у вигляді кави-брейків відбуваються в неформальній обстановці, супроводжуються спілкуванням і, в той же час, дозволяють отримати новий заряд бадьорості від чашечки кави або чаю і злегка підкріпитися, з’ївши тістечко або бутерброд.

Досвідчені лектори прекрасно знають, що через 40 хвилин увагу аудиторії слабшає, тому необхідно урізноманітнити виступ цікавим фактом або абстрактній інформацією. Критична тривалість лекції – півтори години, протягом яких слухачі відчувають не тільки труднощі з засвоєнням матеріалу, але і фізичну втому.

Кавові перерви зручні, так як присутні можуть змінити обстановку, не віддаляючись далеко від місця проведення заходу. Неофіційна атмосфера спільного відпочинку за чашкою підбадьорливого напою нерідко дозволяє діловим партнерам досягти домовленостей і прийти до спільного рішення щодо спірних питань. В бізнес-середовищі давно оцінили значення кава-брейків як майданчика для невимушеного продовження ділових переговорів, в ході яких складні ситуації не здаються безвихідними – приємний аромат напою і легкі ласощі розслаблюють учасників і налаштовують їх на пошук консенсусу.

Сигнали до оголошення кава-брейку

  • Сигнал №1. Спілкування починає «грузнути», немає нових пропозицій, ніхто не проявляє ініціативу, ви перестали просуватися в прийнятті рішень.
  • Сигнал №2. За планом у наступній частині заходи вам належить розглянути нову тему, що передбачає участь присутніх в обговоренні.
  • Сигнал №3. Оратор виступає без перерви півгодини, при цьому аудиторія мляво реагує на інформацію.
  • Сигнал №4. Опоненти почали переходити на особистості, дискусія все більше нагадує суперечку. Присутні спостерігають за подіями, не втручаючись.
  • Правила проведення кава-брейку

    Кава-брейк проходять у форматі фуршету – напої, випічка, фрукти знаходяться на загальному столі. Від тривалості заходу залежить кількість кавових пауз. Якщо конференція або ділова зустріч триває вісім годин, потрібні три перерви, два з яких краще влаштувати в післяобідній час.

    1. Меню

    Як провести та організувати кава брейк

    Крім обов’язкового кави, запропонуйте гостям чай, безалкогольні напої, коктейлі. Список бажано обговорити з менеджерами готелю, конференц-зали, тренінг-центру, в якому проходить захід. Вибір меню багато в чому визначається складом учасників зустрічі, необхідно врахувати вік, стать і навіть релігійну приналежність аудиторії. Влітку запропонуйте гостям фрукти, натуральні соки, а взимку будуть доречні більш ситні м’ясні страви.

    2. Приміщення
    В ідеалі кава-брейк слід влаштовувати у приміщенні, що знаходиться поруч з місцем проведення заходу. У цьому випадку, займаючись підготовкою столу, ви не отвлечете гостей. Якщо графік заходи щільний, а зустріч носить конфіденційний характер, першу каву-паузу проведіть у залі. Виберіть досить просторе і затишне приміщення, щоб всі бажаючі могли в комфортних умовах випити чашку кави і відпочити.

    3. Час кавових перерв

  • Перший – вітальна кава-брейк прийнято влаштовувати у фойє перед конференц-залом. Запропонуйте гостям каву, чай, вершки, лимон і цукор. Якщо початок заходу заплановано на першу половину дня, ранкову каву доречно доповнити легкими закусками, млинцями, фруктами.
  • Другий кави запропонуйте гостям ближче до полудня. До цього часу багато встигнуть зголодніти, тому на столах повинні бути, крім напоїв, тарілки з м’ясної і сирної нарізкою, бутербродами.
  • Третій кавову перерву накрийте після обіду. Пригостіть присутніх десертами, шоколадом, випічкою та фруктами.
  • Відео: ДЕШЕВО, але НЕ СЕРДИТО або по Азії ЗА КОПІЙКИ!/Кава брейк

     

    4. Сервіровка

    Сервірування залежить від кількості учасників і особливостей приміщення, але навіть на велелюдному заході у всіх гостей повинна бути можливість безперешкодно підійти до столу, взяти чашку з кавою або чаєм і випити його без тісних контактів з оточуючими. Всім присутнім повинно вистачити чашок, серветок і приладів. На столи обов’язково поставте охолоджену воду, фрукти вимийте і поріжте зручними порціями. При сервіровці не нехтуйте естетичної складової. Красиво і професійно накриті столи ясно продемонструють гостям, що про них подбали, а уважне відношення має до взаєморозуміння.

    Зазвичай на кава-брейках прийнято пропонувати гостям розчинну каву. І хоча любителів цього напою стає все менше, поставте на столи банки з дорогим кави від хорошого виробника. При наявності кавомашини для еспресо обов’язково приготуйте товстостінні керамічні чашки. До речі будуть вершки і холодна вода без газу.

    Важлива частина правильно організованого кавового перерви – уважний і ввічливий персонал. Загальне враження про захід складається з дрібниць, тому постарайтеся врахувати всі нюанси, щоб розташувати гостей до співпраці. Кейтерингові компанії, професійні послуги яких стають все більш затребуваними, володіють необхідними напрацюваннями та досвідом в організації кава-брейків. Обговорення робочих питань, переможемо приємними розслаблюючими перервами, буде більш плідним і неутомливим.

    Етикет кава-брейку

    • Спізнюватися в робочий зал після проведення кава-брейку вважається ознакою поганого тону.
    • Оскільки кава-брейки є частиною офіційних заходів, алкогольні напої в меню не включають.
    • На неофіційних заходах, начебто корпоративів, спиртні напої допустимі, але при цьому в меню міні-фуршету бажано включити гарячі закуски.
    • Під час кавових пауз учасники зустрічі спостерігають один за одним більш уважно, ніж під час конференції, наради, ділові зустрічі. Не варто забувати про правила пристойності, продемонструйте вміння гідно вести себе в неформальній обстановці.
    • Обстановка кавових пауз сприяє невимушеному спілкуванню, але утримайтеся від обговорення будь-якої особистої життя або зовнішнього вигляду, чуток і пліток.
    • В перервах на каву у всіх учасників заходу повинна бути можливість відволіктися від обговорюваних серйозних тем. Не продовжуйте вирішувати проблеми поза робочого залу, краще постарайтеся налагодити ділові контакти або поговоріть на абстрактні теми.
    • Щоб уникнути незручного мовчання в колі малознайомих людей, можна сміливо починати розмову з обговорення безконфліктної теми про погоду. Тема не дуже цікава, але в ході спілкування ви зможете зрозуміти, що цікавить співрозмовника і переключитися на спортивні або інші новини і т. д.
    • Кавові паузи не замінюють обідів, тому не прагніть наїстися досита.
    • Не приносьте в робоче приміщення кави або цукерки з кава-брейків.
    Сподобалася стаття? Поділитися з друзями: